Entreprise familiale créée en 2000, LNSE est spécialisée dans la numérisation, l'archivage physique, numérique et le conseil en gestion documentaire. Dans le cadre de son évolution, la société s’est dotée des solutions Kodak Alaris (scanners de production Kodak i5850s et logiciel Kodak Capture Pro Software), qui lui permettent notamment de traiter et d’indexer de grands volumes de documents au quotidien, puis d’en faciliter le tri en sortie de numérisation, pour le compte de ses clients.
Spécialiste de la gestion documentaire, l’entreprise LNSE accompagne ses clients dans leurs projets de numérisation et prend en charge une grande variété de formats et de types de documents, allant des registres aux plans, en passant par les documents patrimoniaux, micro-fiches, micro-formes avec également une grande part réservée au traitement des documents A3 ou A4. Très rapidement, la société a dû trouver des solutions pour améliorer sa productivité et développer son offre.
LNSE s’est tout naturellement tournée vers son partenaire ADDIS Technologies, expert de la dématérialisation et de la gestion documentaire, qui lui a conseillé de choisir les solutions Kodak Alaris et plus particulièrement de s’équiper d’un scanner avec tri en sortie : le modèle Kodak i5850s couplé au logiciel de capture intelligente d’information Kodak Capture Pro. Une solution qui permet aujourd’hui à LNSE de traiter 60 à 70 000 pages de documents A4/A3 par jour et de répondre ainsi aux besoins et exigences de ses clients, tant en termes de rapidité que de fiabilité et de qualité.
20 % de temps de traitement économisé grâce au scanner i5850s
“Le scanner Kodak i5850s répond parfaitement à nos problématiques de gestion de volume”, témoigne Romain Garaud, responsable commercial chez LNSE. “Depuis que nous avons mis ce scanner en place, nous avons gagné 20 % de temps de préparation des documents. C'est donc 20 % de temps que nous allons pouvoir allouer, soit à préparer plus de documents soit à pouvoir utiliser cette ressource pour un autre projet ou pour faire de l'indexation après avec Kodak Capture Pro. C'est un vrai avantage pour nous. ”
Cette économie de temps ne doit bien sûr rien au hasard. En effet, le scanner Kodak i5850s combine une multitude de fonctionnalités contribuant à de précieux gains de temps : numérisation des documents après un tri préalable avec patchs séparateurs, détection de métal (agrafes, etc.) et mise à disposition de plusieurs bacs de sortie (évitant ainsi une nouvelle phase de tri post-numérisation), haute qualité d’image, limitation du poids des fichiers numérisés… ‘’Le scanner Kodak i5850s est facile d’utilisation, et avec Kodak Capture Pro l'indexation est déjà faite à 70 % via le patch et le code-barres associé”, ajoute Philippe Garaud, directeur de production chez LNSE.
Le logiciel Capture Pro au service de l’agilité de LNSE
Si le scanner Kodak i5850s remporte tous les suffrages chez LNSE, le logiciel Kodak Capture Pro Software vient parfaitement compléter la solution ! “Avec Kodak Capture Pro, l'ergonomie est facile”, indique Philippe Garaud. “Nous pouvons effectuer plusieurs tâches, gérer plusieurs clients, avec un seul logiciel dans la même journée.”
Particulièrement facile à utiliser et à déployer, Kodak Capture Pro Software a la capacité de nommer et d’indexer automatiquement les documents numérisés. Assez simplement, il est également possible, grâce aux API, de faire des développements autour de la solution pour l'interconnecter à d’autres outils métiers. “La solution Kodak Capture Pro permet d'envisager l'avenir sereinement car elle est évolutive dans le temps’’, ajoute Philippe Garaud. Une vraie valeur ajoutée, d’autant que Kodak Capture Pro Software peut également être déployé seul.
“ADDIS Technologies est distributeur à valeur ajoutée, entre autres dans le domaine de la dématérialisation des documents, dont les documents patrimoniaux, et se doit d’être un conseiller et un faiseur de qualité sur cette activité d’expertise. Au vu de l’histoire entre les deux sociétés, il nous a été naturel de proposer le meilleur du scanner haut de gamme et de son logiciel de Capture. Le choix de cette référence en particulier est la combinaison de plusieurs facteurs, analysés avec LNSE. Le scanner Kodak i5850s et la solution Kodak Capture Pro se sont clairement détachés”, déclare Grégory Laborderie, Directeur Général d’ADDIS Technologies
Des solutions garantissant la valeur probante des documents
En plus de contribuer à la productivité de ses utilisateurs, les solutions Kodak Alaris répondent à des enjeux de qualité d’images liés à la destruction de documents après numérisation, demandée par certains clients de LNSE. Pour ce faire, la société a recours à la numérisation à valeur probante. “L’idée générale, c’est de certifier que le document numérique soit strictement identique et conforme à l’original papier que le client avait chez lui avant”, explique Romain Garaud.
3 grandes étapes sont nécessaires à ce processus :
La mise en place d’une convention de numérisation décrivant l’ensemble du processus, garantissant ainsi la qualité de travail du prestataire ;
L’apposition d’un horodatage sur les documents numérisés (signature ou cachet numérique unique par document), assurant leur authenticité dans le temps ;
Une numérisation basée sur une haute qualité d’image, afin que la copie numérique soit une reproduction à l’identique de son original papier et dispose de la même valeur légale.
Dans ce parcours, Kodak Alaris occupe une place importante, la phase de numérisation étant la porte d’entrée du processus. En la matière, les solutions proposées par l’expert de la capture disposent de toutes les fonctionnalités requises par la norme : identification des documents, extraction, capture et indexation automatique des données, production de fichiers au format PDF/A et d'une empreinte numérique etc. Les solutions Kodak Alaris sont ensuite interconnectées avec d’autres outils (archivage électronique, en particulier) garantissant le stockage sécurisé des contenus et leur intégrité dans le temps. Ainsi, grâce aux solutions Kodak Alaris et aux autres outils qu’elle a mis en place, l’entreprise LNSE est certifiée ISO 9001 depuis l’année 2017.
Toujours plus de proximité avec Kodak Alaris et ADDIS Technologies
Forte de la collaboration menée avec ADDIS Technologies et Kodak Alaris, LNSE entend bien poursuivre sa croissance en s’appuyant sur les solutions performantes dont elle dispose. “L’avenir de notre entreprise passe par la proposition de solutions encore plus complètes à nos clients. Notre valeur ajoutée consiste à proposer une solution personnalisée selon le besoin et les exigences du client, et à renforcer les différents aspects de notre offre”, souligne Corinne Garaud, directrice générale de la société.
“Nous travaillons depuis de nombreuses années avec LNSE et ADDIS Technologies ; l’expertise et la confiance nous ont permis, ensemble, de faire évoluer rapidement les solutions pour toujours mieux répondre aux exigences des clients de LNSE”, ajoute Aline Cande-Saponara, Head of Sales France chez Kodak Alaris.
“Dans le cadre de la mise en œuvre de cette offre de plus en plus globale qui nous est demandée par nos clients, nous comptons nous appuyer encore plus sur Kodak Capture Pro pour aller plus vite, plus loin. LNSE est une entreprise familiale, c’est une grande aventure dans laquelle nous embarquons nos salariés et nos clients, et nous comptons sur Kodak Alaris et notre partenaire ADDIS Technologies pour nous accompagner dans la suite de cette aventure”, conclut Corinne Garaud.
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