Gehört die Digitalisierung Ihrer Dokumente zum Alltag Ihrer beruflichen Tätigkeit oder gar Ihres Unternehmens? Die Wahl eines Duplex-Scanners kann Ihnen einen deutlichen Produktivitätsvorteil verschaffen. Sogar mehrere!
KMU und Freiberufler verlieren sich oft in technischen Spezifikationen, wenn sie Technologieausrüstung kaufen, um die Effizienz ihres Unternehmens zu verbessern. Sie stürzen sich auf das Produkt und stellen sich dem Unbekannten, ohne sich zu 100 % sicher zu sein, dass diese Funktionen ihnen helfen können, ihre Produktivität zu steigern oder ihr tägliches Leben zu erleichtern.
Wenn es darum geht, Rechnungen, Steuererklärungen, Transaktionen mit Lieferanten oder andere wichtige Dokumente zu sortieren und aufzubewahren, bleibt die Verwendung eines Scanners eine sichere Wahl im Bereich des Dokumentenscannens. Ob dediziert oder in einen Multifunktionsdrucker integriert, der es Fachleuten ermöglicht, Platz in ihren Büros zu sparen, Ihr Scanner begrenzt den möglichen Verlust oder die Verschlechterung des Papiermediums und trägt mit der Aussicht auf ein papierloses Büro zur Nachhaltigkeit des Planeten bei.
Verabschieden Sie sich von der Unordnung und dem Verlust Ihrer Dokumente
Während der Digitalisierungsprozess, der bisher auf automatischen Dokumenteneinzügen (ADF) basierte, darin bestand, das Blatt Papier auf die Maschine zu legen und jedes Dokument zu drehen, bis der Auftrag abgeschlossen war, hat die Demokratisierung des Duplex-Scannens diese Art von Aufgabe beschleunigt in kleinen Unternehmen üblich und notwendig, indem der Zeitaufwand um 50 % reduziert wird.
Besitzt der Multifunktionsdrucker im schlimmsten Fall keinen ADF-Dokumenteneinzug, sondern einen Flachbettscanner mit Vorlagenglas, fällt die manuelle Arbeit des Wendens jedes Blattes zum Scannen der beiden Seiten noch stärker ins Gewicht, so dass die Zeitersparnis mit einhergeht Doppelscanner wäre unkalkulierbar.
Aber was genau ist Duplex-Scannen?
Duplex-Scannen ist ein Verfahren, bei dem ein Scanner beide Seiten eines Dokuments in einem Durchgang scannt, ohne dass das Dokument ein zweites Mal gescannt werden muss. Diese Art der Digitalisierung reduziert die Arbeitszeit und erleichtert die tägliche Arbeit von Freiberuflern und kleinen Unternehmen erheblich.
Durch die Verwendung von Duplex-Scannern können Benutzer den Scanvorgang beschleunigen und Papierstaus am ADF vermeiden, da das Papier nicht umgedreht werden muss. Darüber hinaus können Sie mit diesen Modellen den gesamten Inhalt Ihres Dokuments scannen, einige mit Daten auf zwei Seiten und andere ohne.
Dieser innovative Scanvorgang basiert auf Dual-Sensor-Duplex-Dokumenteneinzügen (DADFs), die sich durch ihre Fähigkeit auszeichnen, beide Seiten einer Seite in einem einzigen Durchgang schnell und zuverlässig zu scannen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Anschaffung eines Multifunktionsscanners oder -druckers dringend empfohlen wird, besonders auf die technischen Eigenschaften zu achten, die den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens entsprechen, um das Beste aus Ihrem Werkzeug herauszuholen. Zum Beispiel ist die Aufgabe nicht dieselbe, wenn Sie Quittungen und Rechnungen scannen müssen ... oder eine große Menge an Dokumenten. In diesem Fall ist ein dedizierter Scanner vorzuziehen. Und wenn der Scanner nur gelegentlich verwendet wird, reicht ein Multifunktionsdrucker völlig aus.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, sparen Sie als KMU-Manager oder Freiberufler wertvolle Zeit. Anschließend können Sie sich anderen Aufgaben widmen, die einen Mehrwert für das Unternehmen bringen.
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